ARAH KEBIJAKAN BIDANG SISTEM INFORMASI PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KABUPATEN SLEMAN

Oleh: Hanif Priatama, ST
Ahli IT MPI PDM Sleman 2010 - 2015

Sebuah organisasi seperti perusahaan, pemerintahan dan lainnya, akan sangat membutuhkan sistem informasi. Sistem informasi terutama berguna untuk pengambilan keputusan organisasi. Sebuah perusahaan tentu harus memiliki sistem informasi keuangan, sehingga dapat mengontrol arus kas agar gerak perusahaan menjadi efisien. Dalam pemerintahan, informasi yang dibutuhkan lebih kompleks karena menyangkut kehidupan rakyat di segala bidang, semisal data penduduk, data pegawai, demografi, dan lain sebagainya.
Untuk membangun sistem informasi, kita perlu menerapkan teknologi informasi. Jika sistem informasi dikerjakan secara manual, maka akan menghabiskan sumber daya yang cukup besar dan lama. Padahal, pengambilan keputusan yang dilakukan membutuhkan kecepatan dan kecermatan serta kalau bisa dapat menekan biaya sebesar-besarnya. Teknologi informasi saat ini sudah mencapai tingkat dimana dapat digunakan secara massal dan murah.

Bagaimana dengan sistem informasi untuk tingkat Pimpinan Daerah Muhammadiyah khususnya di Sleman?

Berdasarkan visi Majelis Pustaka dan Informasi yang tercantum dalam Tanfidz Keputusan Muktamar Muhammadiyah ke-46 yang berbunyi “Terbangunnya budaya pustaka dan informasi sebagai organisasi Islam modern di tengah dinamika perkembangan masyarakat yang kompleks.”, dapat kita tafsirkan menjadi fungsi pokok MPI, yakni membangun sistem informasi serta mengimplementasikannya dalam organisasi. Implementasinya tidak sederhana, karena perlu dirancang agar budaya pustaka dan informasi dapat berkembang terutama di kalangan pimpinan dan seluruh majelis yang terkait, dan kemudian menjadi sinergi dengan sistem informasi yang telah dibangun.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memilih model sistem informasi yang tepat untuk PDM Sleman. PDM Sleman terdiri dari Pimpinan dan komponen di bawahnya : Staf, Majelis, Lembaga, Ortom, Amal Usaha dan PCM-PCM. Pimpinan membutuhkan sistem informasi yang cepat untuk memantau kegiatan di tingkat bawah (termasuk progress report). Majelis pustaka dan informasi dapat memfasilitasi alur informasi dengan memanfaatkan teknologi informasi, yang digambarkan melalui langkah-langkah sebagai berikut :
MPI menerbitkan majalah (versi cetak), jurnal (versi elektronik/website), serta pustaka digital (online/offline).
MPI memfasilitasi dokumentasi dan penjurnalan kegiatan dari seluruh majelis, lembaga, ortom dll. Jurnal berisi pemberitaan, agenda, dan lainnya. Versi jurnal akan disebarkan secara online maupun offline (digitalisasi dokumen).
MPI juga memfasilitasi dokumentasi karya tulis warga Muhammadiyah se Kabupaten Sleman dalam pustaka digital.
Untuk memperlancar alur pengumpulan dan penyebaran informasi, maka di setiap majelis, lembaga, ortom, amal usaha dan cabang harus memiliki paling tidak satu orang yang dapat menggunakan teknologi informasi minimal menggunakan komputer dan mengirimkan email. Oleh karena itu, MPI perlu mengadakan workshop teknologi informasi aplikatif yang diikuti oleh perwakilan majelis, lembaga, ortom, amal usaha dan cabang.
MPI juga menggunakan teknologi mobile device untuk pengumpulan dan penyebaran informasi. Alasan utama adalah hampir setiap orang memiliki handphone dan menggunakan sms. Apabila komunikasi melalui internet tidak dapat dilaksanakan, maka bisa menggunakan alternatif ini.
Menyusun sebuah kebijakan, yang kalau bisa disahkan oleh Pimpinan, agar majelis/lembaga/ortom/aum/cabang melaksanakan kegiatan dokumentasi pada setiap pertemuan kemudian dikirimkan untuk dibuatkan jurnal oleh MPI di web site PDM Sleman.

Bagaimana dengan bidang pustaka? Apa yang perlu digarap?

Sekolah Muhammadiyah yang tersebar di seluruh Kabupaten Sleman merupakan kekuatan yang besar untuk mengembangkan budaya pustaka di kalangan Muhammadiyah khususnya dan umat Islam pada umumnya. Hanya saja, biasanya perpustakaan yang ada hanya bisa diakses oleh kalangan internal sekolah. Apabila perpustakaan sekolah Muhammadiyah bisa diakses oleh masyarakat seperti perpustakaan di MAN Yogyakarta 3, maka bisa menjadi ujung tombak pencerdasan masyarakat melalui dakwah dengan pustaka.
Kemungkinan terbesar dari majunya sebuah perpustakaan adalah masalah sumber daya yang mendukung pelayanan perpustakaan. Saat ini, dengan teknologi informasi dan dukungan dari forum FOSS (Free Open Source), pelayanan perpustakaan dapat berjalan secara efisien tanpa membutuhkan biaya yang besar. Apalagi keputusan Tanfidz Muktamar mendorong untuk menggunakan distro Linux Muhammadiyah (membuat distro sendiri) yang termasuk salah satu sistem operasi Free Open Source.